Analisis sistem

Analisis sistem adalah kunci yang digunakan perancana dalam proses pemecahan masalah, ini direncanakan untuk menentukan apa yang dapat dijalankan untuk perencanaan system dan direncanakan dengan analisis kebutuhan dan mengidentifikasi alternative yang muingkin dilaksanakan.

Analasis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis system ini meliputi (1) kesadaran akan adanya suatu masalah, (2) identifikasi berbagai alternative, (3) analisis dan sintesis dari berbagai factor, (4) penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan (5) program Pengunaan analisis system dapat dikategorikan ke dalam dua kegiatan pokok.

Analisis sistem berbeda dengan pendekatan sistem. Dalam pendekatan sistem proses berhubungan dengan pengunaan logika sistem dalam menjelaskan fgenomena. Hasil dari pendekatan sistem bukanlah ‘prediksi’, tetapi ‘deskripsi’ atau sesuatu yang diteliti atau investigasi. Hal terpenting lainnya dari metode ilmiah adalah ‘ferifikasi’. Suatu pernyataan hanya dapat dikatakan sebagai kebenaran ilmiah setelah diferifikasi atau diuji kembali. Dengan kata lain kebenaran ilmiah sinonim dengan kebenaran yang diuji.

B.   Analisis Misi

Analisis Misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem. Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan identifikasi kebutuhan. Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang di sediakan dalam sistem perencanaan.

analisa misi adalah penyampaian rencana (wajah misi) dengan memperlihatkan atau menampilkan kegiatan dan program dari hal-hal yang terkecil dalam rangka memecahkan masalah. Berikut ini digambarkan langkah-langkah penyiapan materi dan alat pelajaran dengan menggunakan pendekatan sistem.

Usaha-usaha yang mungkin untuk menyiapkan materi pengajaran dengan menggunakan pendekatan sistem. Semua fungsi dapat berfungsi dengan fungsi yang lainnya. Tidak semua umpan balik atau perbaikan dibebankan pada bidang yang memungkinkan mendapatkan persetujuan sebelum berjalan (Kaufman, 1968)

C.   Analisis Fungsi

Analisis fungsi adalah proses untuk menuntukan kebutuhan dari sub fungsi untuk menjelaskan setiap elemen pada wajah misi. Ini merupakan sistem perluasan dan pertimbangan vertical dari wajah misi.

Peningkatan analisis bagian dari fungsi dan sub fungsi di gambarkan seperti dibawah ini yang melukiskan hipotesa analisis fungsi dari fungsi wajah misi dari identifikasi masalah.

Contoh analisis fungsi hipotesis yang menunjukkan setiap fungsi dapat dianalisis ketingkat fungsi yang lebih rendah. Perhatikan bahwa ini hanyalah analisis sebagian dari tingkatannya. Juga setiap fungsi menunjukkan kemungkinan dianalisis ketingkat fungsi yang lebih rendah.

D.   Analisis Tugas

Analisis tugas adalah akhir dari analisis yang akan dilakukan. Dalam analisa sistem ini berbeda dari misi dan analisa fungsi hanya dapat dilakukan pada posisi yang sederajat dan tidak jenis. Perluasan secara vertical atau analisis dilanjutkan melalui nilai fungsi samapai unit penampilan yang di identifikasi. Identifikasi tugas dan perintahnya adalah pemecahan terakhir dari analisa sistem pendidikan. Adapun bentuk dari analisis tugas dari sistem perencanaan pendidikan adalah dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan, menentukan strategi dan menyeleksi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

E.   Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, anlisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau dapat dilaksanakan secara parallel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Gambar dibawah ini memperlihatkan proses untuk menjabarkan analisa metode seperti dalam bentuk parallel

Pada gambar tersebut akan terlihat masing-masing fungsi dijabarkan dalam analisis metoda secara paralel. Dengan menggunakan analisis metoda setiap fungsi akan terjabar dan terurai, semakin rendah semakin mendalam analisisnyta. Analisa metode mengindentifikasikan strategi yang memungkinkan dan alat-alat untuk mencapai setiap keperluan penampilan dan akan mendapatkan keuntungan tambahan dari setiap seleksi terakhir dalam langkah pendekatan sistem berikutnya.

Analisis metoda dapat diselesaikan setelah melengkapi tugas, fungsi, dan syarat analisis dipraktekkan dengan setiap langkah sistem analisis, Metode seleksi dan pemilihan alternative dapat dilakukan dengan mengindentifikasikan fungsi secara bervariasi dan tugas yang ditetapkan untuk orang, perlengkapan, orang dan perlengkapan yang dikombinasikan

Pendekatan sistem pendidikan merupakan proses rancangan yang dilakukan secara logika, langsung dan sistematik, Ini memerlukan perencanaan atau analisis terbuka dan objektif yang digunakan untuk perencanaan, implementasi dan evaluasi.

Ada beberapa hal yang diperlukan dalam perencanaan pendidikan yang menggunakan pendekatan sistem, di antaranya adalah sebagai berikut :

1.    Kebutuhan dapat diidentifikasi dan dinyatakan secara tepat dalam batasan

yang diukur

2.    Manusia mempunyai kesempatan dalam pengajaran.

3.    Pendekatan secara sistematis untuk pemecahan masalah pendidikan akan mencapai efektifitas dan efisiensi.

4.    Tingkah laku dan kebiasaan dapat dispesifikasikan pada batasan yang dapat diukur dan terakhir dengan indicator klasifikasi dan kebiasaan.

5.    Lebih baik untuk mencoba menyatakan keberadaan sesuatu dan berusaha untuk mengkuantifikasikan sesuatu yang tidak dapat diukur.

6.    Secara berulang perbedaan antara harapan dan kenyataan

7.    Pengajaran sangat penting dari mendengarkan.

8.    Pendidikan di daerah menantang kualitas dengan menggunakan rancangan sistem yang menawarkan daerah terpenting untuk usaha dalam penyelidikan pendidikan.

9.    Pendekatan sistem seperti alat-alat lain harus menjadi tantangan yang tetap, dievaluasi dan berhubungan dengan alternative lain serta harus diperiksa atau menolak ketika alat lain membuktikan lebih responsive dan lebih bermanfaat bagi organisasi.

F.    Ruang Lingkup Analisis Sistem

Ruang Lingkup Analisis Sistem

ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:

1.    Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem. Selama ia tidak

bertentangan dengan kaidah ilmiah, maka tidak ada alas an untuk menolah kahidrannya dalam panggung ilmu pengetahuan.

2.    Penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan

usaha-usaha untuk investigasi.

3.    Mendukung sepenuh hati pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir

sistem tidak mempunyai sejah yang jelas. Sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum.

4.    Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem.

5.    Pendekatan sistem tidak efisien. Karena cara terbaik untuk mengetahui masalah adalah langsung ketitik masalah. Kecaman ini dapat dikembalikan pada sifat dari masalah.

6.    Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika.

    bahwa hasil akhir dari analisis sistem dapat berupa alternatif-alternatif sebagai

       berikut:

1.   Hentikan pekerjaan

2.   Pekerjaan boleh dilanjutkan tanpa syarat.

3.   Modifikasi

4.   Pekerjaan dilanjutkan secara bertahap

5.   Situasi dimana pekerjaan dihentikan

a. Pengertian Pendekatan Sistem dan Jaringan Kerja   
               Pendekatan sistem adalah bersifat integratif, karena pendekatan ini berlandaskan pada cara brerpikir logis dan sistematis dalam memecahkan suatu masalah organisasi.

Pada dasarnya perencanaan kerja menggunakan cara berpikir sistem atau (pendekatan sistem) yang melihat pekerjaan sebagai salah satu sub sistem dari sistem organisasi secara keseluruhan. Perencanaan jaringan kerja sangat bermanfat bagi para pimpinan atau administrator dalam mengarahkan dan menetapkan para pekerja pada bidang dan tanggung jawab masing-masing. Seperti bidang produksi, pemasaran, bidang penelitian dan lain sebagainya.

b. Penggunaan, Keuntungan dan Tahapan-Tahapan Jaringan Kerja          
               Penggunaan jaringan kerja terutama adalah untuk kegiatan proyek yang memerlukan jaringan kerja dan analisis jaringan kerja yang terperinci. Adapun penggunaanya sebagai berikut :

1.      Proyek-proyek kompleks dengan multi kegiatan yang saling bergantung.

2.      Proyek besar yang banyak melibatkan orang, serta menggunakan sarana dan prasarana, waktu dan dana dalam jumlah yang sangat besar pula.

3.      Proyek yang memerlukan koordinasi antar departemen atau antar pejabat.

4.      Proyek yang memerlukan informasi padat atau kontiniu.

5.      Proyek-proyek yang harus diselesaikan dalam waktu yang tepat dan biaya yang terbatas.

Sedangkan keuntungannya adalah :

1.      Keharusan menggambarkan logika ketergantungan dari setiap kegiatan dalam jaringan kerja, memaksa kita untuk merencankan suatu proyek secara lebih detail.

2.      Dalam jaringan kerja ditunjukan dengan jelas penyelesaian kegiatan yang kritis dan tidak kritis, sehingga memungkinkan pengaturan waktu, usaha, dan perhatian tertentu secara lebih intensif.

3.      Perencanaan Jarigan kerja sangat membantu dalam komunikasi.

4.      Dengan prencanaan jaringan kerja dapat dimungkinkan pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis, dan tidak ragu-ragu dalam mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

Ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan jaringan kerja, tahapan tersebut diantaranya : Pertama, inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek. Kedua, perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya. Ketiga, penunjukan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu, baik menyangkutkan kapan kegiatan dimulai maupun kegiatan  tersebut berakhir, serta lamanya kegiatan tersebut berlangsung.

c. Pengertian PERT

                   PERT adalah singkatan dari programme evaluation and review technicue ( Teknik Pengevaluasian dan Peninjauan kembali). PERT secara fundamental merupakan representasi diagramatik sebagaimana suatu alat grafik bagi manajemen.

d. Metode PERT

               Metode PERT adalah salahsatu metode pengelolaan yang merupakan alat bagi seorang pimpinan untuk menghasilkan suatu perencanaan yang baik dan lengkap serta berfungsi, dalam melakukan pengawasan.

               Ada dua elemen dasar PERT yakni kegiatan (aktivity) dan peristiwa atau kejadian (event). Kegiatan merupakan bagian dari proyek yang menggunakan waktu, tenaga, dana dan sumber lainnya. Peristiwa adalah saat permulaan atau akhir dari tugas. Aktivitas dinyatakan dengan panah       sedangkan peristiwa dinyatakan dengan lingkaran          atau persegi panjang         .

e. Kegunaan PERT

               Sebagai suatu model jaringan kerja atau alat pengelola. PERT dimungkinkan penggunaannya dalam berbagaai bidang kegiatan seperti bidang industri, pendidikan, administrasi, perdagangan dan sebagainya. Kegunaan PERT secara rinci adalah sebagai berikut :

·  Dengan adanya hubungan ketergantungan yang logis dari  
   masing-masing kegiatan jaringan kerja, maka para manjer,  
   administrator haruslah mengadakan perencanaan terinci
   sebelum suatu proyek dilaksanakan.

·  Dengan adanya peristiwa  atau event yang menunjukkan
   selesainya suatu kegiatan yang diakibatkan oleh suatu atau
   lebih kegiatan.

·  Pada jaringan kerja dapat digambarkan dengan jelas
   kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis
   dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis.

·  Gambaran suatu jaringan kerja memberikan bantuan yang
   sangat penting dalam komunikasi.

·  Jaringan kerja memberikan kesempatan untuk memilih
   pelaksanaan atau kegiattan lebih ekonomis dari segi
   pembiayaan, kepastian menggunakan sumber dan
   sebagainya.

f.  Lambang dan Istilah yang Digunakan dalam PERT

                       = lingkaran kecil = node, lingkaran kecil menunjukan suatu peristiwa atau kejadian. Ciri kas atau peristiwa atau keadian adalah sebagai berikut :

·  Suatu peristiwa dapat sebagai titik permulaan dalam proses kegiatan atau titik kaget.

·  Tidak menghabiskan waktu

·  Tidak menggunakan sumber baik tenaga, fasilitas dan dana.

· Setiap event atau peristiwa dalam suatu jaringan kerja digambarkan dalam bentuk lingkaran kecil atau persegi.

· Menyatakan suatu peristiwa yang sudah terjadi.

·           ,             dan seterusnya = lingkaran kecil bernomor. Lambang ini menunjukkan bahwa dalam setiap peristiwa dalam suatu jaringan kerja diberi nomor.

·             =  anak panah atau arrow pada gambar ini menyatakan suatu aktivitas atau kegiatan.

 Ciri – ciri dari suatu aktivitas adalah sebagai berikut :

1.    Memerlukan jangka waktu dalam pelaksanaannya

2.    memerlukan penggunaan sumber-sumber tenaga,fasilitas, bahan dan dana dalam pelaksanaannya.

3.    dalam jaringan kerja selalu ditunjukan dengan anak panah yang menunjukkan jaringan antara peristiwa dengan peristiwa lainnya.

4.    dapat berdiri sendiri, bahwa setiap anak panah menyatakan satu pelaksanaan sebagai bagian dari seluruh kegiatan dalam suatu proyek.

5.    suatu kegiatan dapat meliputi persiapan, penyediaan berbagai sarana, pengadaan percobaan, pelaksanaan dan seterusnya.

g. Ketentuan dalam Penyusunan Jaringan Kerja

                    Agar tidak terjadinya kesalahan dalam menyusun jaringan kerja, perlu diperhatikan beberapa keentuan atau aturan dalam penyusunannya. Aturan tersebut meliputi :

a. Suatu peristiwa tidak dapat terjadi sebelum kegiatan yang  
    mendahuluinya selesai.

                       A                 B        

   Peristiwa 2 tidak dapat terjadi sebelum kegiatan A selesai.    
   Peristiwa 3 tidak dapat terjadi sebelum kegiatan B selesai.

b. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang
    mendahuluinya harus sudah selesai sebagaimana contoh diatas.

c. Suatu peristiwa tidak boleh terjadi dua kali, dengan kata lain tidak
    diperkenankan kejadian yang berulang, yaitu kejadian yang  
    kembali ke peristiwa sebelumnya.

                        A

                
                   C           B

Seperti gambar ini terlihat kegiatan C menuju ke peristiwa 1, ini   
berarti mengulangi peristiwa.

d. Setiap kegiatan tertuju pada  satu peristiwa.

 

                                                                                        

Kegiatan A tertuju pada peristiwa 2, kegiatan B tertuju pada  peristiwa 3, kegiatan C tertuju pada pada peristiwa 4 dan kegiatan  tertuju pada peristiwa 5 dan kegiatan E dan F tertuju pada peristiwa 6.

e. Perhitungan selalu dimulai dari kiri ke kanan, seperti contoh diatas.

f. Semua kegiatan dalam jaringan kerja harus selesai pada tujuan akhir.  

g. Panah hanya menunjukkan logika bahwa suatu aktivitas mendahului aktivitas lain yang mengikutinya, dan panjang panah tidak mempunyai arti apa-apa.

h. Menggambarkan kegiatan majemuk dalam jaringan kerja perlu kita pecahkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Ini perlu dilakukan dengan tujuan agar kegiata-kegiatan yang kecil ini dapat dilakukan secara bertingkat sejalan dengan kebutuhan lainnya. Contoh dibawah ini merupakan kegiatan mamjemuk dimana kegiatan A, B,C merupakan kegiatan majemuk dan beruntun dan berhubungan secara logis.

              

                          A                        B                     C

Tiap kegiatan tersebut dapat dipecah-pecah misalnya kegiatan A menjadi A1,A2,A3,kegiatan B menjadi B1,B2,B3,kegiatan C menjadi C1,C2,C3.Hubungan atau ketergantungan kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :

A1 harus mendahului A2,yang mendahului A3
B1 harus mendahului B2,yang mendahului B3
C1 harus mendahului C2,yang mendahului C3
B1 tidak dapat dimulai sebelum A1 selesai
B1 tidak dapat dinilai sebelum A1 selesai

i.  Jaringan melingkar perlu dihindari.Hal ini sering terjadi pada suatu jaringan yang rumit dan kurang terkontrol.biasanya hal ini terjadi bilamana urutan logis dari suatu kegiatan terganggu dengan adanya peristiwa berikut yang menjadi peristiwa pendahulu.Hal ini dapat terlihat pada gambar berikut :

 

                                                                                                               

j. Kesalahan menggambarkan jaringan kerja juga sering menggantung. Setiap peristiwa selain event permulaan dan akhir harus mempunyai aktivitas yang mengikuti dan mendahului yang menuju atau mulai dari peristiwa tersebut. Jika terjadi suatu peristiwa tergantung atau bebas tanpa hubungan, itulah yang dinamakan jaringan tergantung.

h. Langkah-langkah dalam menggambarkan PERT

a. Pikirkan dan tuliskan semua peristiwa yang ada dan akan terjadi. Peristiwa-peristiwa yang tidak begitu penting dapat dihilangkan. Sesudah itu satukan peristiwa yang secara logis dapat digabungkan. Peristiwa yang terlalu besar dapat dipisahkan menjadi peristiwa-peristiwa yang lebih kecil. Hal ini harus dilakukan secara logis.

b. Tempatkan peristiwa-peristiwa tersebut dalam suatu urutan yang logis, kemudian beri nomor secara berurutan menurut waktu terjadinya.

c. Buatlah daftar peristiwa tersebut secara serial, mulai dengan peristiwa akhir dan berakhir pada peristiwa awal (1) yang merupakan permulaan proyek.

d. Tunjukkan peristiwa yang mendahului setiap peristiwa dan letakkan dalam suatu daftar.