Untuk memperkuat pemahaman kita tentang knowledge management saya akan mengutip beberapa pengertiam menurut pendapat para ahli tentang knowledge management   

Horwitch dan Armacost, mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis.

-       Davidson dan Voss, mendefisinikan manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreatifitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan.

-       Santoso dan Surmach, menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai – nilai dari intelectuall dan aset yang berbasiskan pengetahuan.

-       Bergerson, manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan.

-       Shelda Debowski, Knowledge management adalah proses dalam mengidentifikasi, menangkap, mengorganisasi dan menyebarkan aset-aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja jangka panjang organisasi.

-       Tiwana, Mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemini pengetahuan sebagai “.......... management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.

J        Jadi Knowledge management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untu digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah organisasi.

Kegiatan ni biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

” Knowledge management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan, dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies.”

Knowledge management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.

3.    Elemen – Elemen Knowledge Management

1.  People

Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

2.  Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

3.  Processes

Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

4.    Tujuan Penerapan Knowledge Management

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

1.  Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

2.  Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

3.  Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

4.  Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

   Jenis penerapan knowledge management

a.    Tacit Knowledge

Adalah manajemen pengetahuan yang sulit dilihat secara kasat mata, atau bersifat personal. Pengetahuan ini dikembangkan melalu pengetahuan yang sulit untuk di formulasikan dan dikembangkan. Pengetahuan ini biasanya tidak terlihat dalam bentuk tulisan namun dapat terukur melalui kinerja seseorang.

b.    Explicit Knowledge

Bersifat formal dan sistematis yang mudah dikomunikasikandan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1996) pada saat Tacit Knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:

·         Dapat diucapkan secara tepat dan resmi

·  Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan.

Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
penerapan contoh explicit knowledge adalah adanya Standard Operational Procedure (SOP) yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan mengenai manajemen yang ada disuatu perusahaan.

Menurut Sulastiyo,Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk mengasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksud dengan produk yang standard adalah:

a.    Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai

b.    Setiap  jenis produk yang dihasikan untuk digunakan secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.

 

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya standard Operation Procedure adalah:

a.   Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staff dan para pelaksananya.

b.   Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staff dan karyawan, serta bagi karyawan baru.

c.   Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja bagi manajemen ataupun bagi para staff dan karyawan.

d.    Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waku pelaksanaan yang tidak bersamaan.

e.  Technology, merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge.

Pengertian Komunikasi

        Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Astrid, Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi.
2. Roben.J.G.,Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaa.
3. Davis, Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain.
4. Schram,W., Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain.
5. Modul PRT, Lembaga Administrasi, Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial.

            Komunikasi (communicare, latin) artinya berbicara atau menyampaikan pesan, informasi, pikiran, perasaan yang dilakukan seseorang kepada yang lain dengan mengharapkan jawaban, tanggapan, dari orang lain (Hohenberg : 1978). 
        Komunikasi bermula dari sebuah gagasan yang ada pada diri seseorang yang diolah menjadi sebuah pesan dan disampaikan atau dikirimkan kepada orang lain dengan menggunakan media tertentu. Dari pesan yang disampaikan tersebut kemudian terdapat timbale balik berupa tanggapan atau jawaban dari orang yang menerima pesan tersebut. Dari proses terjadinya komunikasi itu, secara teknis pelaksanaan, komunikasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dimana seseorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh kemampuannya, penerima pesan menyampaikan tanggapan melalui media tertentu pula kepada orang yang menyampaikan pesan itu kepadanya (Agus M. Hardjana :Komunikasi intrapersonal dan interpersonal, 2003).

            Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Communication is the exchange of information between sender and receiver, and draw conclusions as the perception of the meaning of something between the individual involved. Also said to be the interpersonal exchange of information and understanding.

 “Komunikasi adalah pertukaran informasi antara sender dan receiver, dan menarik kesimpulan sebagai persepsi tentang makna sesuatu antara individual yang terlibat. Juga dikatakan sebagai pertukaran interpersonal dari informasi dan pengertian”.

Faktor yang mempengaruhi Komunikasi

1. Latar belakang budaya

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

2. Ikatan dengan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

. Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan. Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan

    Proses Komunikasi

1.               Sender, Individu, kelompok atau organisasi yang
               menginginkan menyampaikan pesan kepada individu, 
               kelompok, atau organisasi lain, yaitu receiver.

2.               Encoding, adalah menerjemahkan pemikiran tentang apa yang
               ingin disampaikan ke dalam kode atau bahasa yang dapat
               dimengerti orang lain.

3.               Message, adalah pesan yang merupakan informasi
               yang ingin disampaikan sender kepada receiver.

4.               Channel atau medium, merupakan saluran yang akan dipakai
               untuk menyampaikan pesan.

5.               Decoding, memecahkan sandi, merupakan proses
               menginterpretasikan dan membuat masuk akal suatu pesan
               yang diterima receiver.

6.               Receiver, adalah orang, kelompok, atau organisasi kepada
               siapa pesan dimaksudkan untuk diterima.

7.               Noise, merupakan suatu yang menggangu terhadap
               penyampaian dan pemahaman terhadap pesan.

8.               Feedback, merupakan pengetahuan tentang dampak pesan
               pada receiver dan menimbulkan reaksi receiver disampaikan
               kepada sender.

Prinsip Komunikasi

1.               Penuh minat terhadap materi pesan,

2.               Menarik perhatian bagi komunikan,

3.               Dilengkapi alat peraga,

4.               Menguasai materi pesan,

5.               Mengulangi bagian yang penting,

6.               Memiliki kegunaan, dan

7.               Jangan menggangap bahwa setiap orang sudah mengerti
               pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).

Manfaat Komunikasi

Menurut Alo Liliweri (2007 ; 18), secara umum ada lima kategori fungsi utama komunikasi dan Manfaat Komunikasi diantaranya :

1.    Sumber atau pengirim menyebarluaskan informasi agar dapat diketahui penerima (informasi / to inform), fungsi utama dan pertama dari informasi adalah menyampaikan pesan (informasi) atau menyebarluaskan informasi kepada orang lain, artinya diharapkan dari penyebarluasan informasi itu para penerima informasi akan mengetahui sesuatu yang ingin dia ketahui.

2.    Sumber menyebarluaskan informasi dalam rangka mendidik penerima (pendidikan / to educate), fungsi utama dan pertama dari informasi adalah menyampaikan pesan (informasi) atau menyebarluaskan informasi yang bersifat mendidik kepada orang lain, artinya dari penyebarluasan informasi itu diharapkan para penerima informasi akan menambah pengetahuan tentang sesuatu yang ingin dia ketahui.

3.    Sumber memberikan instruksi agar dilaksanakan penerima (instruksi), fungsi instruksi adalah fungsi komunikasi untuk memberikan instruksi (mewajibkan atau melarang) penerima melakukan sesuatu yang diperintahkan.

4.    Sumber mempengaruhi komunikan dengan informasi yang persuasif untuk mengubah persepsi, sikap dan perilaku penerima (persuasi / to influence), fungsi persuasi terkadang disebut fungsi memengaruhi, fungsi persuasi adalah fungsi komunikasi yang menyebarkan informasi yang dapat mempengaruhi (mengubah) sikap penerima agar dia menentukan sikap dan perilaku yang sesuai dengan kehendak pengirim.

5.    Sumber menyebarluaskan informasi untuk menghibur sekaligus mempengaruhi penerima (menghibur / to entertain), fungsi hiburan adalah fungsi pengirim untuk mengirimkan pesanpesan yang mengandung hiburan kepada penerima menikmati apa yang diinformasikan.

Fungsi komunikasi

1.    Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.

2.    Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.

3.    Pengungkapan emosional : bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

4.    Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).

Hambatan-Hambatan Komunikasi

1.    Filtering, menunjukkan bahwa sender secara sengaja memanipulasi informasi sehingga receiver akan melihat lebih favourable. 

2.    Selective perception, receiver dalam proses komunikasi secara efektif melihat dan mendengar berdasar pada kebutuhan, pengalaman, latar belakang, dan karekteristik lainnya personal lainnya.

3.    Information oveload, individu mempunyai kapasitas terbatas untuk memproses data.

4.    Emotions, kita cenderung paling mengesampingkan rasionalitas kita dan proses pemikiran objektif dan mensubsitusi pertimbangan emosional.

5.    Language, umur dan konteks merupakan faktor terbesar yag memengaruhi perubahan tersebut.

6.    Silance, didefinisikan oleh ketiadaan informasi.

7.    Communication apprehension, mengalami ketegangan yang tidak semestinya dan kegelisahan dalam komunikasi lisan, komunikasi tertulis atau keduanya.

8.    Gender differences, cenderung digunakan oleh pria untuk menekan status, sedang wanita cenderung menggunakan untuk menciptakan hubungan.

9.    Politically correct communication, berarti tidak ofensif di mana makna dan penyederhanaan hilang atau kebebasan berekspresi dirintangi.

10. Personal barriers, menunjukkan stiap atribut invidual yang menghindari komunikasi.

11. Physical barriers, hambatan fisik dapat berupa suara, waktu, tempat dan lainnya lagi.

12. Semantic barriers, hambatan oleh pengguna kata yang tidak jelas atau ambigu.