1. Pengertian Sistem
Sudah
menjadi takasing lagi di telingga kita mendengar kata system, apa sih system itu?
System
bukanlah “cara” atau “metode” seperti
yang banyak dikatakan orang. Cara hanyalah bagian kecil dari suatu system.
Istilah system meliputi spectrum yang sangat luas. Misalnya manusia, binatang,
alam semesta, mobil, motor, lembaga tertentu adalah sebagai suatu system.
Murdick
dan Ross sistem
(1993) adalah seperangkat susunan yang digabungkan satu dengan lainnya
untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Webster
Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling berhubungan dan
membentuk satuan organisasi dan menurut Scott
(1996) sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem
merupakan sekumpulan sub sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang
saling bekerja satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan.
Ciri pokok sistem menurut Gasspert ada 4
yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur – unsur,
ditandai dengan satu hubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang sama.
Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan
sistem sebagai sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan
untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme
control. Untuk lebih jelasnya,
mekanisme tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :
a. Sistem Perencanaan
Pengertian dari Perencanaan
(planning), yaitu merupakan kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa yang
akan datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik hendaknya mengandung unsur
unsur ; pertama, perencanaan dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara
operasional. Kedua, adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis
besarnya. Ketiga, adanya prosedur pembagian tugas serta hubungannya antara anggota
kelompok masing-masing. Keempat, adanya kemajuan yaitu penetapan standar kemajuan
yang hendak dicapai. Dan kelima, adanya program yaitu langkah-langkah kegiatan
untuk mencapai tujuan.
Secara
umum pendekatan system dalam pendidikan terdiri dari proses :
a) Definisikan
tujuan-tujuan dan sasaran yang dicapai
b) Gambarkanlah
batasan-batasan yang akan diikerjakan dan disesuaikan dengan kondisi-kondisi
yang ada
c) Tentukan
ukuran kadar keefektifannya (standar)
d) Sebutkan
alternatif-alternatif pemecahannya
e) Tentukan
biaya untuk setiap alternative.
f) Seleksi
alternative terbaik untuk dilaksankan
g) Ikutilah
pengaruh arus balik untuk perbaikan atau mempergunakan umpan balik untuk
perbaikan.
b. Model perencanaan
Sistem pendidikan menurut Mc Grath,pendekatan
system bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun bertahan, sistem tersebut
dinamis yang diprosesnya terjadi secara interaktif.
Menurut Hussain,menyatakan bahwa system
pendidikan dicirikan dalam bentuk kepercayaan, metode, bermacam-macam sumber
untuk memproduksi segala bentuk perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah
laku para peserta didik. Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu
institusional fungsional dalam system pendidikan dalam melayani masyarakat.
2. Tanggung Jawab Manajer
a. Definisi Manajer
Manajer adalah orang yang
memiliki tanggung jawab dalam usaha memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama
saat-saat sulit. Menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai perencana,
pengorganisasi, pemimpin dan pengendali organisasi.”
Menurut James A.f .Stoner,”
sebenarnya setiap manajer-seperti pemimpin klub olahraga atau direktur utama suatu perusahaan
multinasional-memegang peranan yang lebih luas untuk menggerakan organisasi
menuju tujuan yang telah ditetapkan”.
Merurut James A.F. Stoner
manajer yaitu :
1. Bekerja
dengan orang lain
2. Bertanggung
jawab
3. Menyelaraskan
tujuan dan menentukan prioritas
4. Berfikir
secara analitis dan konseptual
5. Mediator
(penengah), politikus, diplomat, symbol dan pengambil keputusan yang sukar.
Top Manager
Bertanggung jawab terhadap perusahaan secara
keseluruhan.Tugasnya menetapkan tujuan,strategi,dan kebijakan perusahaan.
Middle Manager
Mengawasi beberapa unit kerja dan menerapkan
rencana sesuai dengan tujuan dan tingkatan yang lebih tinggi,dan kemudian
melaporkan hasil pekerjaannya kepada top manager.
Lower Manager
Memimpin dan mengawasi
tenaga-tenaga operasional. Sebutan lain untuk jabatan ini, antara lain
supervisor, kepala departemen, dan mandor (foreman). Mereka bertanggung
jawab atas satu unit kerja dan diharapkan mampu menyelesaikan tugas dengan
tujuan jangka pendek yang sesuai dengan rencana top manager dan middle
manager.
3. Analisis Sistem
a. Definisi Analisis Sistem
Analisis Sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan maupun hambatan – hambatan yang terjadi
dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan –
perbaikannya.
Tahap
analisis sistem dilakukan setelah perencanaan sistem (system planning) dan sebelum desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap kritis dan sangat
penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan –
kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah
– langkah sederhana dalam menganalisis sistem :
1. Identify,
yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand,
yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze,
yaitu menganalisis sistem
4. Report,
yaitu membuat laporan hasil analisis
a) Dekomposisi
Untuk
menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya
dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan
sistem dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen –
komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan
:
a. Analisis
menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih
detail.
b. Pada
pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul.
Modul
sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu : masukan, pengolahan,
keluaran dan umpan balik[1]
b) Modularitas
Konsep
modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi,
diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif
sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem
bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada.
Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul
terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.
c) Coupling
Dari
modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang
memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul –
modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja
secara independen dan modul – modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu
sebelum modul yang lain bisa bekerja.
d)
Kohesi
Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan
kelompok – kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul
konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan
kelompok modul yang saling berkohesi.
c. Analis Sistem
Analisis
sistem merupakan pekerjaan yang bertugas menganalisis suatu sistem yang berlaku
dalam suatu organisasi.
Tugas utama dari
seorang analis sistem adalah menentukan bentuk sistem yang akan dibangun
nantinya. Keputusan ini tidak mudah. Kesalahan menentukan format sistem yang
akan dibangun akan berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan. Oleh sebab
itu seorang analis sistem yang sukses harus memiliki dan dibekali dengan
bebrapa keahlian spesifik, seperti :
1.
Keahlian Analisis
Keahlian analisis
diperlukan untuk memahami organisasi yang memerlukan sistem informasi yang akan
dibangun. Keahlian analisis digunakan untuk memetakan permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi
dan yang tidak. Kemampuan analisis juga diperlukan untuk memecahkan masalah
yang telah ditemukan.
2.
Keahlian Teknis
Salah satu tugas
analis sistem adalah membuat laporan mengenai hasil analisanya, untuk itulah
kemampuan mengoperasikan komputer sangat diperlukan. Seorang analis sistem
dituntut untuk mengenal dan menguasai perangkat lunak maupun perangkat keras
terbaru, serta mengetahui keunggulan maupun batasan dari teknologi – teknologi
tersebut. Hal ini akan sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang
tepat untuk keperluan klien yang sangat spesifik. Keahlian teknis dapat
diperoleh dari pendidikan formal, pelatihan khusus, maupun jam terbang yang
lama dalam mengembangkan sistem informasi.
3.
Keahlian Manajerial
Salah satu tugas
analis sistem adalah menjadi tangan kanan manajer sistem informasi dalam
mengatur sumber daya proyek yang berskala kecil. Analis sistem bertanggung
jawab mengatur sumber daya yang di bawah kendalinya, seperti programer dan
teknisi. Pengalokasian tugas yang tepat sangat berpengaruh pada cepat lambatnya
penyelesaian proyek. Analis sistem juga harus memprediksi resiko dan perubahan
faktor – faktor eksternal seperti kenaikan harga perangkat keras, perubahan
kebutuhan klien, munculnya produk pesaing dan lain – lain.
4.
Interpersonal Skill
Keahlian
dalam berkomunikasi dengan orang lain.Karena,keahlian ini diperlukan untuk
menjaring informasi.
Adapun hal – hal
tanggung jawab dari seorang analis sistem meliputi :
a.
Pengambilan data yang
efektif dari sumber bisnis
b.
Aliran data menuju ke
komputer
c.
Pemrosesan dan penyimpanan
data dengan komputer
d.
Aliran dari informasi yang
berguna kembali ke proses bisnis dan penggunanya.
4. Sibernetika
Teori sibernetika menekankan
hubungan timbal balik diantara semua bagian dari sebuah sistem. Ada dua genre
teori sibernetika. Pertama, satu kelompok teori yang umumnya berasal dari
rubrik penggabungan informasi (information- integration). Kedua, satu kelompok
teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi ( consistency theories ).
Karena dampak mereka yang sangat besar pada bidang komunikasi selama bertahun –
tahun.
5.
Sibernetika
berhubungan erat dengan teori informasi,pengendalian,dan sistem.
